Lösungen
Optimierte EXCEL-Sortimentsplanung
mit SAP-Integration
1. AUSGANGSLAGE
Eine Detailhandelskette arbeitet mit SAP. Ihre Einkäuferinnen und Einkäufer erfassen die Artikel bei den Lieferanten mit selber erstellten Formularen, teils sogar mit Handnotizen. Das Assistenzteam erfasst die Daten von rund 50 bis 70 Mitarbeitenden manuell in der SAP-Datenbank.
2. HERAUSFORDERUNG
Der Einkauf erstellt eigene Formulare, weil die Auswertungsmöglichkeiten mit dem hauseigenen System zu wenig flexibel sind. Die manuelle Erfassung der Artikel durch das Assistenzteam führt zu Übertragungsfehlern und schafft einen grossen, zeitlichen Mehraufwand. Eine Anpassung des SAP-Systems wäre mit hohen Kosten verbunden.
3. LÖSUNG
Der Kunde wünscht eine Gesamtlösung für das Einkaufsteam, mit der alle Mitarbeitenden die Sortimentsplanung beim Lieferanten vor Ort machen, anschliessend im Büro die Auswertungen ziehen und die Daten zum Schluss automatisch ins SAP übertragen.
Mit der neuen Excel-Lösung von Ventron erfasst der Einkauf das Sortiment beim Lieferanten offline und kann es zurück im Büro automatisch ins System hochladen. Die Lösung zeigt Datenkonflikte an und bietet die Möglichkeit zur manuellen Eingabe. Sie stellt Kriterien wie Hersteller, Artikel, Marke Grösse und Farbe übersichtlich und schnell dar. Damit sind gezielte Übersichten und Auswertungen auch auf tiefer Ebene möglich.
4. ZUSAMMENARBEIT
Die Entwicklung teilte sich in drei Phasen, über einen Zeithorizont von einem Jahr.
Zuerst hat Ventron die Bedürfnisse der Einkaufsabteilung aufgenommen. Welche Daten sollen die Lösung abbilden? Wie sollen sie dargestellt sein? Dabei orientierte sich Ventron auch an den bisherigen Formularen der Mitarbeitenden.
Die umfassende Datenmenge hat zwischenzeitlich die Frage auf aufgeworfen, ob Excel die richtige Wahl ist. Mit einer Optimierung des Frontends erhöhte Ventron die Performance und erstellte eine schlanke Applikation, die auch hohe Datenmengen schnell verarbeitet.
5. RESONANZ
Der Kunde hat sich für Ventron entschieden, weil er sich von Anfang an verstanden fühlte. SAP und Ventron waren beide für eine enge Zusammenarbeit bereit, um gemeinsam die beste Lösung zu finden.
Die aktuelle Lösung kommt bei den Mitarbeitenden sehr gut an. Die Abteilungen sind grundsätzlich frei in der Wahl ihrer Tools. Eine grosse Mehrheit verwendet die von Ventron entwickelte Lösung. Sie hat auch jene überzeugt, die skeptisch waren hinsichtlich der Einbindung in SAP.