Lösungen
Vereinfachte Jahresplanung mit
Excel
Client-Server-Lösung
1. AUSGANGSLAGE
Die Marketingabteilung eines Kunden erstellt die Jahresplanung mit einem Tool basierend auf Excel. Um das Tool zu optimieren, haben die Mitarbeitenden laufend neue Formeln und Funktionen eingebaut.
2. HERAUSFORDERUNG
Inzwischen ist die Excel-Datei ist so gross geworden, dass Übersicht und Stabilität verloren gingen. Das Tool funktioniert nicht mehr und keiner vom Team kann die gemachten Änderungen mehr nachvollziehen.
Der Kunde hat von Ventron eine Lösung gewünscht, die eine übersichtliche und flexible Jahresplanung ermöglicht. Zudem sollen mehrere Teammitglieder gleichzeitig am Plan arbeiten können.
3. LÖSUNG
Um eine klare und einfache Eingabemaske zu erstellen, hat Ventron mit einem Designspezialisten für Vorlagen zusammengearbeitet. Die neue Vorlage bietet dieselbe Funktionalität wie das alte Tool, ist jedoch übersichtlicher gestaltet und einfacher zu bedienen.
Anstatt mit einer einzigen Datei auf dem Netzlaufwerk arbeitet das Team jetzt mit einer zentralen Datenbank. Die Umstellung vom alten auf das neue Jahr verlangte früher nach zahlreichen, manuellen Anpassungen. Heute geschieht sie automatisch in Sekundenbruchteilen.
4. ZUSAMMENARBEIT
Der Vorschlag von Ventron ist aus Kostengründen am Anfang auf Zurückhaltung gestossen. Der Kunde hat sich auch von der eigenen IT-Abteilung eine Offerte erstellen lassen, die jedoch wesentlich höher ausgefallen ist.
Schliesslich hat sich der Kunde für Ventron entschieden, weil er den klaren Mehrwert der Lösung erkannt hatte: mehrere Mitarbeitende können gleichzeitig am Plan arbeiten, und für einzelne Felder können individuelle Berechtigungen erteilt werden.
5. RESONANZ
Die Mitarbeitenden schätzen insbesondere die vereinfachte, automatisierte Erstellung neuer Pläne, die mit dem alten Tool grosse Schwierigkeiten mit sich brachte. Die neue Vorlage erleichtert die Teamarbeit und führt zu einem kleineren, administrativen Aufwand.
6. BUDGET
Die Entwicklung einer Datenbank und einer neuen Vorlage für die Erstellung von Jahresplanungen zählt zu den effektivsten Einsparungsmöglichkeiten, da sie wiederkehrende Aufgaben automatisieren. Erfahren Sie mehr über das Kosten-Nutzen-Verhältnis und nehmen Sie noch heute mit uns Kontakt auf (hier).