Hand aufs Herz: wie viele Daten erfassen oder bearbeiten Sie in Ihrem Betrieb manuell? Die Fehler, die dabei entstehen, sind teuer. Besonders dann, wenn sie zu spät oder gar nicht entdeckt werden. Im medizinischen Bereich kann es dabei sogar um Leben und Tod gehen.
Wieso werden mit den heutigen, technischen Möglichkeiten überhaupt noch grosse Datenmengen manuell erfasst oder bearbeitet? Die Antwort ist simpel: Gewohnheit. Oder das Wissen fehlt, wie einfach und effizient eine Automatisierung möglich ist.
Dabei bietet die Automatisierung grosse Vorteile:
Vorteil 1: Sie sparen Zeit
Ein/e Mitarbeitende/r in Ihrer Verkaufsabteilung überträgt jeden Morgen die neuen Verkaufszahlen via Copy/Paste in eine Excel-Tabelle. Dort passt sie/er die Formatierungen an. Dieser Vorgang ist Routine und dauert 15 Minuten. Das sind in der Woche 75 Minuten, im Jahr 60 Stunden. Über eine Woche wertvoller Zeit geht verloren – pro Mitarbeitenden! Stellen Sie sich vor, diese Zeit würde produktiv genutzt, zum Beispiel im Kundenkontakt oder im Aussendienst.
Vorteil 2: Sie reduzieren Fehler
Bleiben wir beim Beispiel oben: beim manuellen Kopieren sind Fehler unumgänglich, weil z.B. Formeln nicht übernommen werden. Ihr ganzes Verkaufsteam arbeitet nun auf Basis dieser falschen Zahlen, was unter Umständen eine Kettenreaktion von Fehlbestellungen und –lieferungen auslöst. Mit der Automatisierung der alltäglichen Datenverarbeitung sparen Sie nicht nur Zeit, sondern können auch sicher sein, dass Ihr Team mit den korrekten Daten arbeitet.
Vorteil 3: Sie erhöhen die Motivation
Mühsame Arbeiten wie Daten abtippen oder manuell mit Copy/Paste einzufügen, sind nicht besonders attraktiv. Gerade dann, wenn sie regelmässig gemacht werden müssen. Ihre Mitarbeitenden werden durch die Automatisierung mehr Zeit gewinnen, sich auf die die Kernaufgaben ihres Jobs konzentrieren können und dadurch mehr Freude an ihren Aufgaben haben. Freude, die sich mit starken Leistungen auf Ihr Geschäftsergebnis auswirkt.
Dies sind nur drei der zahlreichen Pluspunkte einer Automatisierung. Bereits einfache und kostengünstige Excel-Lösungen bieten Ihnen diese Vorteile, wie ein Beispiel aus der Industrie zeigt. In welchen Situationen greifen Sie auf die manuelle Datenerfassung zurück? Oder haben Sie bereits auf eine automatisierte Erfassung umgestellt? Teilen Sie Ihre Erfahrung in den Kommentaren.