Haben Sie sich fürs 2016 etwas Spezielles vorgenommen? Vielleicht mehr Sport zu treiben, aufhören zu rauchen oder gesünder zu essen? Am guten Willen mangelt es meistens nicht. Dennoch scheitern die meisten Vorhaben fürs neue Jahr – und das bereits schon im Januar. Der Grund dafür ist einfach: unsere Gewohnheiten sind stärker, als uns lieb ist.
Dabei lohnt es sich, Neues zu probieren. Gerade auch im Geschäftsalltag. Wer eine Veränderung wagt, kann viel profitieren. Mit diesen fünf Vorsätzen zum Beispiel wird Ihnen die Arbeit mit Excel um einiges leichter fallen.
Automatisierung statt Copy/Paste
Einfache Arbeitsschritte, die sich jeden Tag wiederholen, brauchen unnötig Zeit und sind eine grosse Fehlerquelle. Dabei lassen sie sich einfach automatisieren. Mit entsprechenden Formeln und Makros verkleinern Sie den Aufwand für Ihre Tabellen beträchtlich.
Programmierung vom Profi statt selber basteln
Benutzen Sie ein Worksheet, das von mehreren Mitarbeitenden bearbeitet wird? Selber erstellte Hilfsmittel sind meist nur begrenzt funktionsfähig, dafür umso fehleranfälliger. Nur schon kleine Unstimmigkeiten bei Formeln verursachen gravierende Rechenfehler. Es lohnt sich, wichtige Worksheets als Software zu betrachten, und von einem Profi programmieren zu lassen.
Benutzerfreundliches Design statt komplexe Zahlenwüste
Können Sie den Anblick der eintönigen Zellen nicht mehr aushalten? Seien wir ehrlich: die Arbeit mit Excel ist kein Augenschmaus. Aber es gibt einfache Möglichkeiten, die Tabellen ansprechend zu gestalten. Das macht nicht nur Freude und motiviert, sondern schafft auch Übersicht. Wichtiges wird schnell gefunden, weniger Wichtiges verschwindet dezent im Hintergrund.
Vorausdenken statt Nachbessern
Eine gute Planung ist das A und O für ein effektives Worksheet. Stellen Sie eine Liste mit allen Anforderungen zusammen, die das Tool erfüllen soll. Wer nutzt die Inhalte? Wie oft wird das Worksheet aktualisiert? Welche Datenmenge soll bearbeitet werden? Wie sieht die ideale Darstellung aus? Solche und weitere Fragen helfen Ihnen, das perfekte Instrument zu erstellen.
Weniger statt mehr Arbeit
Die Datengewinnung ist heute keine grosse eine Herausforderung mehr. Im Gegenteil: meist sind zu viele Daten vorhanden. Die Schwierigkeit liegt in der effizienten Auswertung. Daten aus mehreren Quellen in einem Excel-Sheet zusammenzufügen, ist je nach Quelle ein schwieriger Prozess. Gerade auch, wenn es um automatisierte Aktualisierungen geht. Hier empfiehlt sich der Kontakt zu einem Spezialisten, da der Aufwand sonst schnell ins Unberechenbare abgleitet.
Wir hoffen, dass Sie diese Vorschläge zu einer effizienteren Arbeit mit Excel inspirieren. Gerne unterstützen wir Sie bei der Umsetzung. Das Ventron-Team wünscht Ihnen viel Freude mit Excel und ein erfolgreiches 2016!